Já imaginou poder enviar os relatórios, insights e indicadores todos os dias por e-mail em um horário preestabelecido por você? Facilitaria muito a sua vida ter tudo o que precisa ali, no seu e-mail? É sobre isso que vamos falar neste artigo, habilitando essa funcionalidade dentro do Power BI. Apertem os cintos e… Vamos lá!

Como pré-requisito é necessário que a conta cadastrada no e-mail que irá receber a atualização seja uma conta PRO, sendo assim, você não poderá enviar para um usuário qualquer. Mas não se preocupe, vamos resolver esse problema posteriormente.

O primeiro passo é criar um painel para cada público no qual você irá enviar esse e-mail, seja ele um diretor, um gestor ou qualquer pessoa específica. Para isso, basta realizar os filtros conforme sua necessidade e clicar sobre a opção “Fixar em um dashboard” em cada item no qual você deseja compartilhar.

Na tela que irá abrir, selecione a opção “Novo painel” e dê um nome que preferir. Recomendamos criar um código sequencial para facilitar sua localização futura, por exemplo: “01- Faturamento – João (representante)”, “002 – Custos – setor A”.

Você consegue adicionar mais visuais a esse painel, para isso depois de clicar sobre “Fixar Visual”, você deverá selecionar a opção “Painel existente” e selecionar o painel criado anteriormente. Nesse painel deverá conter apenas os visuais que precisam aparecer para o público destinatário, então, antes de adicionar certifique que o filtro correto foi aplicado.

Com o painel fixado, agora é hora de enviar ele por e-mail. Para isso, você deve clicar sobre a opção “Assinar” e inserir o seu e-mail onde é solicitado. É aqui que vem o segredo, o e-mail será enviado para o usuário da conta e não para outra pessoa, o motivo? Daqui a pouco vamos explicar. No assunto, é importante incluir algo que seja único e não se repita em sua caixa de e-mail e repetir o mesmo código sequencial do painel poderá lhe ajudar com isso. Mais abaixo temos as opções de frequência e horário de agendamento em que o Power BI enviará o e-mail. Feito isso, clique em “salvar e fechar” que seu agendamento estará pronto. Se quiser executar de imediato, você pode clicar em “Executar agora”.

Até agora você tem o relatório apenas na caixa de e-mail da conta usada para acessar o Power BI. Para facilitar ainda mais vamos definir uma regra para que assim que sua caixa de e-mail receba esse e-mail com o painel, ele encaminhe automaticamente para quem você deseja, sem a necessidade de nenhuma nova ação sua.

Nesse artigo foi usado o Gmail, mas o processo pode ser feito em outros locais como por exemplo o Outlook. Para definir essa regra de encaminhamento, você deverá acessar as configurações da sua caixa de e-mail e clicar sobre o botão “Configurações rápidas”. Na guia “Encaminhamento e POP/IMAP” você verá uma dica do próprio Gmail dizendo “Você também pode encaminhar apenas alguns dos seus e-mails criando um filtro!”.

Clicando sobre o link, irá abrir uma janela e nela colocaremos o mesmo assunto que usamos quando enviamos o e-mail pelo Power BI. Logo abaixo, deverá ser selecionada a opção “Com anexo”.

Ao clicar sobre o botão “Criar filtro”, uma nova janela será aberta e nela você poderá inserir para qual e-mail você quer encaminhar essa sua mensagem. Para finalizar, basta clicar sobre o botão “Criar filtro” e tudo estará pronto. 

Resumindo, o que acontece é que o Power BI envia o painel para uma conta PRO e dela os e-mails são encaminhados para os demais que não são. É válido ressaltar que caso o assunto desse e-mail não seja algo exclusivo, ele será filtrado por sua caixa de e-mail e encaminhado junto para quem foi definido no filtro.

Simples, não? Dessa forma os você pode automatizar o processo de envio dos seus dashboards facilitando ainda mais o seu dia a dia. Estamos à disposição para ajudar!

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